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Integração CIGAM com Microsoft Excel utilizando o iBOLT

Adriana Mota

Não há dúvidas de que o Microsoft Excel é uma ferramenta bastante útil aos negócios, e que ele é utilizado em muitas empresas para apoiar suas operações e muitos clientes CIGAM utilizam no dia a dia. Mas também devemos reconhecer que o MS Excel expõe as empresas a um risco considerável. A utilização de  planilhas Excel pode trazer várias vulnerabilidades às empresas:

  • Dados Descentralizados. Como os colaboradores incluem dados em suas planilhas MS-Excel, a localização de informações críticas da empresa fica descentralizada e, muitas vezes, desconhecida para o departamento de TI e executivos de outros níveis.
  • Incompatibilidade de formatos de dados. Enquanto as planilhas podem começar a partir do mesmo conjunto de dados, a formatação personalizada de planilhas Excel, muitas vezes, leva a problemas de incompatibilidade. O Excel não possui a capacidade de impor um dicionário de dados comum, por exemplo.
  • Insegurança nos Dados. Depois que os dados entram em uma planilha do Excel, muitas vezes ficam disponíveis de forma desprotegida e insegura. A falta de processos automatizados para proteger as informações em planilhas, muitas vezes constitui um risco grave de segurança.
  • Trilhas fracas de auditoria. Os auditores acham muito difícil, e às vezes impossível, rastrear a origem e a modificação de dados em planilhas Excel.

A Suite de integração iBOLT da Magic Software pode ajudar a trazer ordem ao caos que envolve o uso do Microsoft Excel na maioria das empresas que utilizam este recurso. A dependência da exportação manual de dados de sistemas e a importação de dados do Excel orientada ao usuário tende a despadronizar os dados e sistemas de informação. Nas empresas que precisam confiar no Excel, o iBOLT pode ajudar a organizar os seus processos.

Com o iBOLT, um departamento de TI ou um consultor CIGAM pode configurar uma rotina de processos de negócios para lidar com planilhas importantes da empresa. Estes processos podem beneficiar a empresa com:

  • Proteção de Dados. As empresas podem criar um conjunto padrão de planilhas aprovadas que se alimentam de dados provenientes de sistemas chave como o ERP CIGAM, e outros sistemas corporativos como CRM, SCM, WMS, RH e outros. Os dados e/ou fórmulas podem ser bloqueados e a planilha em si pode ser protegida.
  • Formatos Excel Padronizados. Ao gerar uma planilha a partir de um conjunto de dados, um formato Excel  padronizado da empresa pode ser aplicado. Neste sentido, não estamos simplesmente nos referindo à formatação da célula, mas às questões mais amplas de nomes de campos, nomes de intervalos, listas, tipos de dados, nomes de planilhas, etc.
  • Centralização de Armazenamento de Dados. Um processo iBOLT pode criar triggers ou disparos que desencadeiam mudanças nas planilhas padronizadas. Assim que novos dados são inseridos , o iBOLT pode alimentar um banco de dados centralizado, gerando e-mails baseados nos novos dados, disparos de Web Services, ou qualquer uma das dezenas de outras armazenagens ou atividades relacionados ao processo.
  • Proporcionar uma trilha de auditoria. Em última instância, os processos de negócio que você projeta em torno de planilhas chave, podem fornecer uma trilha de auditoria que permite que você veja quando e como os dados da planilha entraram em outros sistemas de TI, etc. Isso também permite que você saiba quem alterou os dados e quando.

Como iBOLT facilita os processos de planilha Excel. Começando com o básico, o processo iBOLT pode ler, escrever e apagar valores e fórmulas de qualquer célula em uma planilha. Além disso, o iBOLT pode controlar a formatação de células. O iBOLT também pode gerar gráficos. Você já pode começar a ver como relatórios padronizados do Excel a partir de dados do ERP e de outros sistemas de TI são habilitados por um fluxo de processos de negócios iBOLT. Mas o componente Excel do iBOLT vai além desses conceitos básicos para permitir o controle de macros, listas, faixas, vetores e operações de planilha. Além disso, tem capacidades fundamentais para coisas como imprimir, abrir, salvar e proteger arquivos ou planilhas, e fechar o Excel.

Integração com Aplicações de Terceiros. O CIGAM podem ser incluído nos fluxos de integração de negócios para conectá-lo com o Microsoft Excel juntamente com outras aplicações, tais como Lotus Notes, Microsoft SharePoint e, outras aplicações do Microsoft Office, como o MS-Word, MS-PowerPoint, MS-Access e MS Publisher.  Além disso, portais, sistemas de entrada de pedidos, aplicações legadas, entre outras aplicações de software podem ser integradas com o Excel.

Informações adicionais. Para mais detalhes sobre os procedimentos de integração automatizada com o Excel consulte a documentação do iBOLT disponível no DevNet, ou diretamente com a Magic Software Brasil.

Adriana Mota
Comercial / Magic Software Brasil

Adaptação de Post de Glenn Johnson – Vice Presidente Senior na Magic Software Enterprises